Grandioos vs excuses

10847592_678791168913520_8482726849669470873_oWaar gaan we beginnen, wat gaan we zeggen en wanneer gaan we dat zeggen. Dat is onze gedachten vanaf gisteren 13:30 en dat gaat nu nog steeds door.

Laten we met mooie woorden beginnen. Dank jullie wel voor deze grandioze opkomst en dank jullie wel voor de geweldige sfeer. Iets wat wij als organisatie alleen maar over kunnen dromen.
Maarja die grandioze opkomst had ook zijn keerzijde, iets waar wij als organisaties nachtmerries over hebben en dan kunnen we niet anders dan beginnen met excuses. Excuses dat u meer dan een uur in de rij heeft gestaan voor de kassa, excuses dat u geen glas meer heeft kunnen bemachtigen en excuses dat vele brouwers al vroegtijdig door hun bieren waren. Wat begon als een festival met 12 brouwers en een paar honderd bezoekers, is in no time een uitgegroeid tot een mega festival met meer dan 40 brouwers en duizenden bezoekers.

Slechte organisatie vs geweldig evenement
We hebben veel mensen teleurgesteld gisteren, waarop vaak gesproken werd over een slechte organisatie. Begrijpelijk, heel begrijpelijk, maar hier willen wij toch graag wat over zeggen. Wij organiseren het Speciaalbier Festival al 12 jaar, 2013 was ons hoogte punt. Dat jaar was het ontzettend mooi weer, de markt stond afgeladen vol, we hadden kassa’s te weinig en zeker te weinig munten, maar glazen kwamen we niet te kort. Naar aanleiding van dat jaar hebben we in de aanloop naar het festival van 2014 een hoop aanpassingen doorgevoerd. Een pinkassa, dubbel aantal kassapersoneel én ervaren kassapersoneel, het dubbele aantal munten en 30% meer glazen uit voorzorg ingekocht, prijslijsten, andere tenten en meer staan tafels. Het festival van 2014 viel qua aantallen tegen, het regende, het was koud, ondanks dat we verrast waren door het aantal bezoekers bleven deze niet lang, de muntverkoop viel tegen en de brouwers hielden veel bier over. Dat jaar draaiden we verlies, ontzettend balen, een jaar lang hard werken en onze buffer gehalveerd, we zijn immers maar een stichting en we doen ontzettend ons best elk jaar uit de kosten te komen en iets over te houden om te kunnen investeren in het festival.

Toen begonnen we aan de voorbereidingen van 2015, wat doen we, gaan we gewoon weer maximaal inzetten net als 2014. Allen zeiden we volmondig ja, want stel dat het wederom zo’n mooie dag wordt als in 2013, dan moet het festival er gewoon staan, we moeten hier op voorbereid zijn. Maar daar zit ook een keerzijde aan, het zou ook kunnen betekenen dat met slecht weer dit het laatste jaar zou betekenen en we door onze buffer heen zouden gaan. De aanmelding van het aantal brouwers liep storm, onze Facebookpagina kreeg steeds meer likes en het aantal mensen dat meldde te komen werd steeds groter. De weersvoorspellingen daarentegen werden steeds slechter en slechter. Één van de bestuursleden vroeg nog een keer de berekeningen erbij van het aantal munten en glazen, hebben we wel meer dan genoeg? Ja joh zeiden wij, we hebben het dubbele aantal van ons succesvolste jaar in 2013.

En toen was het de grote dag, 3 mei 2015, om 11:45 stonden mensen al aan de kassa. Toen de kassa’s om 12:00 open gingen stonden er al rijen en vanaf 12:30 werden de rijen bizar lang. Het 6 koppige bestuur, wat op de dag zelf hoopt te spreken met de bezoekers en brouwers en zelf ook een biertje wil proeven, is direct bijgesprongen. we stonden achter de kassa’s, probeerden zo snel mogelijk munten af te romen en vlogen over het terrein om iedereen te kunnen bedienen. Desondanks kwamen om 13:30 de eerste signalen binnen. De glazen gaan hard, we zijn bijna door de helft van onze voorraad heen. We hadden spoedoverleg: “Waar gaan we beginnen, wat gaan we zeggen en wanneer gaan we dat zeggen“.

Wat er daarna gebeurde weet u zelf misschien nog beter dan wij. Wat een teleurstelling, wat een overmacht, wat balen. Waar we nu grandioos, geweldig, uitmuntend, niet te geloven zouden moeten zeggen, denken en voelen, overheerst toch de teleurstelling. De teleurstelling dat we zo veel mensen naar huis hebben moeten sturen, dat we niet iedereen de ervaring van ons Speciaalbier Festival hebben kunnen meegeven, het gevoel van saamhorigheid, de echte bourgondische heerlijkheid, de passie en de liefde voor het speciaalbier voor iedereen.
Excuses.

En hoe nu verder?

Toen wij gisteren om 21:00 met alle vrijwilligers aan ons avondeten begonnen was de grote vraag, hoe nu verder? Hoe behouden we het karakter van het festival, maar toch beheersbaar. Zo veel opties zijn voorbij gekomen, uitbreiden, andere locaties, een gesloten terrein, entreekaartjes, een foodarea… en ga zo maar door. Wij als bestuur laten het festival van 2015 nog even op ons inwerken en gaan binnenkort evalueren en beginnen met de ideeën voor 2016. Dat het beter moet dat weten we, maar hoe en op welke manier, daar komen we nog op terug.

We sluiten af met dat grandioze gevoel, die duizenden mensen die wel een glas hebben weten te bemachtigen. Die onze brouwers hard aan het werk hebben gezet om zo veel mogelijk biertjes te proeven. De brouwers die de hele dag met een glimlach en hun eigen verhaal vol passie hebben verteld over hun bieren. De brouwers die tussendoor naar huis zijn gereden om bier bij te halen en uiteindelijk tegen het einde alsnog doorheen zitten. De brouwers die volgende week een ander festival kunnen afzeggen, doordat ze door hun bier heen zijn. De roerstok die vertelde hoe bierbrouwen eigenlijk werkt, de lokale eettentjes die de lekkere hapjes nauwelijks aangesleept kregen. Maar ook onze muzikale ondersteuning, de bands, die toch aardig wat te voortduren kregen. Het uitvallen van stroom en een bestuur dat hen nauwelijks kon begeleiden vanwege de drukte. Desondanks maakte ze er een toch een feestje van en werd het een waar optreden voor groot publiek. De vrijwilligers met hun tomeloze inzet, de vrijwilligers die nauwelijks pauze hebben gehad, de vrijwilligers die om 07:30 al op de markt aanwezig waren om op te bouwen en ‘s avonds met pijnlijke voeten om 21:00 van het terrein af strompelden. En ‘t Arendje, onze hoofdsponsor, die ook dit jaar weer het volledige terrein heeft ingericht, die kei hard hebben gewerkt om alles op te bouwen, aan de praat te houden en af te bouwen. Geweldig! Dank jullie wel!

Bedankt en tot volgend jaar!

 Foto: Martijn de Bie